http://portal.cbn.net.id/cbprtl/cyberjob/detail.aspx?x=Career+Tips&y=cyberjob%7C0%7C0%7C3%7C140
Sikap Profesional Dalam Bisnis
Career Tips Mon, 08 Sep 2003 10:09:00 WIB
Seorang profesional sukses harus memahami bahwa sikap yang baik berdasarkan tata krama atau etiket dalam bisnis akan meningkatkan rasa percaya diri, dan memberikan respons positif pada orang lain di tempat kerja. Artikel ini akan membahas beberapa kesalahan umum yang seringkali dilakukan disertai masukan bagaimana cara mengatasinya.
- Bersikap kasar di telepon.
Inilah yang disebut dengan kegagalan etiket bisnis yang paling sering terjadi. Di antaranya termasuk tidak memberikan balasan terhadap telepon yang masuk, serta tidak mendapatkan identifikasi penelepon secara lengkap.
Selalu memberi jawaban dari telepon yang masuk dalam 24 jam dan sebaiknya dilakukan pada hari yang sama. Identifikasikanlah diri dan maksud dari tujuan Anda secara jelas, selalu bersikap profesional dalam memberi bantuan dan menghadapi penolakan.
- Interupsi.
Beri waktu bagi seseorang untuk menyelesaikan pembicaraannya, dan selalu mohon diri dengan sopan apabila Anda bermaksud untuk menyelanya. Jangan memotong pembicaraan secara langsung dan kasar tanpa memberi tahu terlebih dahulu.
- Cara pengenalan diri yang tidak benar.
- Menyebutkan nama Anda.
Seringkali bila kita harus memperkenalkan diri melupakan beberapa faktor utama yang sebenarnya menjadi 'nilai jual' seseorang. Bila Anda memperkenalkan diri, sebutlah nama secara lengkap sesuai dengan nama jual atau nama yang dipakai dalam bisnis disertai jabatan atau posisi atau pekerjaan Anda. Misalnya, nama saya Basuki Irianto, manajer bagian personalia.
Bila berada di luar perusahaan, tambahkan nama perusahaan yang Anda wakili setelah Anda menyebutkan jabatan atau posisi Anda. Misalnya, Basuki Irianto, manajer bagian personalia PT Abadi Sentosa.
Pada saat menyebutkan nama Anda hindari untuk menyebut nama kecil atau nama kesayangan Anda. Bila dalam pembicaraan Anda melihat lawan bicara mengalami kesulitan untuk menyebut atau mengingat nama Anda, barulah boleh memberikan nama kecil apabila nama tersebut Anda pergunakan dalam kegiatan bisnis.
Hal lainnya yang harus diingat, ingatlah untuk selalu tersenyum, selalu berdiri jika sedang duduk, saat berkenalan, sapalah orang tersebut dengan nama dan status/jabatan Anda, selalu memberikan jabat tangan. Kegagalan akan hal ini akan dianggap kasar.
Tanyakan apabila ada yang kurang jelas terhadap tamu atau lawan bicara Anda. Hal ini untuk mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan informasi dalam pengenalan diri terhadap seseorang.
- Jabat tangan yang buruk.
Berjabat tangan yang baik adalah jabat tangan dengan pegangan dan remasan telapak yang seimbang, kuat dan tegas tidak menyakitkan. Lakukan genggaman tangan yang baik hingga kedua sisi buku ibu jari bertemu.. Ayunkan jabatan dari siku anda dan bukan dari bahu. Hindari memberikan hanya ujung-ujung jari Anda atau menggenggamnya terlau kuat dan menyakitkan.
- Tidak membuat kontak mata.
Buat kontak mata dengan orang yang bertemu dengan Anda, pandangan mata ramah dan bersahabat. Jangan membelalakan mata Anda atau mengedipkan sebelah mata Anda.
- Pengaturan waktu.
Mulai dan akhiri suatu kegiatan tepat waktu. Persiapkanlah perencanaan yang matang jauh hari sebelumnya sehingga pelaksanaannya tidak berlangsung terburu-buru.
- Tidak memperhatikan penampilan.
Bagi para eksekutif bisnis, penampilan adalah teramat penting. Hal itu bukan saja menjadi ukuran seseorang namun juga memberikan ketertarikan visual atau impresi yang baik dalam berbisnis.
Berbusanalah sesuai dengan citra perusahaan yang Anda wakili, jabatan atau posisi serta aktivitas yang Anda hadiri, waktu dan kesempatannya. Buatlah busana Anda tampil secara menarik, baik dari segi desain busana, warna, aksesoris dan perlengkapan penunjang lainnya.
- Lupa mengingat nama seseorang.
Hal ini juga merupakan kegagalan paling umum dalam etika bisnis. Salah satu cara paling efektif dalam mengingat nama seseorang adalah dengan mengulangnya begitu Anda mendengarnya, atau mengingat hal-hal yang menarik atau yang unik dari orang tersebut misalnya, gaya rambutnya, busananya atau ekspresi wajahnya.
Anda juga dapat mengingat nama seseorang apabila nama tersebut mengingatkan Anda akan 'sesuatu' Walaupun begitu, jangan mempersalahgunakan nama seseorang. Perkenalkanlah diri Anda dan orang-orang di sekitar Anda dengan baik. Bantulah seseorang yang berusaha keras untuk mengingat nama Anda.
- Etika kartu nama bisnis.
Selalu memiliki persediaan kartu nama. Selalu membawa dan menyimpan kartu nama dekat dengan Anda. Seperti di dalam saku atau dompet, sehingga Anda dapat mengambilnya dan memberikannya secara mudah.
Berikan kartu Anda menghadap ke atas, sehingga siapa pun yang menerima akan kartu Anda dapat membacanya dengan mudah. Saat menyerahkan kartu, ambil sedikit waktu untuk memeriksa bahwa Anda mengucapkannya dengan benar. Bila perlu, berikan penegasan pada penerima kartu Anda.
Jangan pernah membuang kartu yang diberikan oleh seseorang kepada Anda.
Buatlah sedikit cacatan ringkas atau 'note' dibalik kartu nama yang anda terima, misalnya tempat atau tanggal perjumpaan atau hal-hal lainnya, yang suatu saat dapat mengingatkan Anda pada orang tersebut bila di kemudian hari anda membaca namanya.
Jadilah selektif dalam mendistribusikan kartu Anda, dan sesuaikan korespondensi bisnis dengan kartu Anda.
- Menjalin percakapan bisnis.
Mulailah percakapan bisnis Anda dengan topik percakapan yang bersifat netral dan tidak kontroversial atau yang bersifat pribadi. Mulailah dengan social talk yaitu topik percakapan sehari-hari sebelum Anda membicarakan masalah bisnis. Situasi yang berbeda, menggunakan topik pembicaraan dengan tingkatan yang berbeda.
Small talk adalah jenis percakapan sehari-hari yang sangat umum, misalnya membicarakan mengenai kejadian/kegiatan sehari-hari, seperti cuaca, olah raga, hiburan dan berita aktual yang tidak menyebabkan kontroversial.
Inti dari small talk adalah setiap orang dapat merasa nyaman untuk berpartisipasi dalam pembicaraan tersebut, terutama pada saat kita baru pertama kali membangun percakapan dengan orang yang baru kita kenal.
Medium talk, adalah level pembicaraan yang berkaitan erat dengan informasi yang spesifik dengan grup yang terlibat dalam pembicaraan tersebut. Level pembicaraan ini juga dapat untuk menyampaikan maksud dan tujuan dari pertemuan setalah Anda membuka nya dengan small talk.
Large talk yaitu membicarakan topik-topik dengan informasi yang spesifik di mana pada satu pihak membutuhkan kesepakatan atau keputusan dari pihak lain. Misalnya dalam suatu rapat, negosiasi dan melobi.
Oleh: Indah Soekotjo
Pengajar/Pakar Pengembangan Kepribadian
|
 |